Jahresgespräche mit Hauptamtlichen

Das Führen von Jahresgesprächen gehört zur Personalverantwortung von Leitungskräften. In der Nordkirche ist es mittlerweile in vielen Kirchenkreisen zwischen Pröpstin und Pastoren, in Einrichtungen der Dienste und Werke oder auch in den Hauptbereichen als Standard eingeführt. Auch viele Kirchengemeinderäte sehen im Jahresgespräch ein unverzichtbares Instrument ihrer Personalführung.

Inhalte

Was ist ein Jahresgespräch?

Wer führt das Jahresgespräch?

Was soll mit dem Jahresgespräch erreicht werden?

Wie wird ein Jahresgespräch durchgeführt?

Was ist ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch ist ein vertrauliches und partnerschaftlich geführtes Vier-Augen-Gespräch zwischen dem oder der Vorgesetzten und deren unmittelbar unterstellter Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Es ist ein geplantes, inhaltlich vorbereitetes Gespräch, das einen bestimmten Sachinhalt und eine Zielsetzung hat: Ziele und Strukturen der Arbeit werden transparent, sodass die Gespräche Ausdruck eines Handelns im Geist der Gemeinschaft sind und Ermutigung und Wertschätzung zum Ziel haben.
Grundsätzlich findet es regelmäßig einmal im Jahr ohne konkreten Anlass in einem störungsfreien Rahmen mit ausreichend Zeit statt. Damit geht es über die Alltagskommunikation hinaus, steht es doch nicht im Zusammenhang mit der Erledigung aktueller Aufgaben oder mit anlassbezogenen Gesprächen, wie regelmäßigen Dienstbesprechungen und ist nicht mit Konfliktgesprächen zu verwechseln.

Wer führt das Jahresgespräch?

Als Anstellungsträger der Mitarbeitenden in der Gemeinde kann grundsätzlich jedes Mitglied als Dienstvorgesetzte:r für einzelne oder alle Mitarbeitende gewählt werden und in der Funktion mit der Durchführung von Jahresgesprächen beauftragt werden. In der Regel ist es der oder die erste Vorsitzende beziehungsweise der Pastor oder die Pastorin, die als Dienstvorgesetze fungieren. Bei Einrichtungen der Kirchengemeinde (z. B. Kindertagesstätten) führt die beauftragte Person nur ein Jahresgespräch mit der Leitung, die wiederum Jahresgespräche mit den Mitarbeitenden ihrer Einrichtung führt.
Da die Pastorinnen und Pastoren Angestellte der Landeskirche sind, sind die jeweiligen Pröpste beziehungsweise die Dienstvorgesetzten (z. B. Leitung eines Regionalzentrums) für die Durchführung der Jahresgespräche zuständig.

Was soll mit dem Jahresgespräch erreicht werden?

Das Jahresgespräch

  • ermöglicht Mitarbeitenden und Leitungskräften, gemeinsam den zurückliegenden Arbeitszeitraum zu reflektieren und sich offen und vertraulich über die Arbeitssituation und Zufriedenheit auszutauschen;
  • hilft, die Aufgaben und Fähigkeiten der Mitarbeitenden wahrzunehmen, zu würdigen und ggf. weiterzuentwickeln;
  • gibt Gelegenheit zu konstruktiver Rückmeldung, zur Zusammenarbeit und zu kritischer Reflexion der Arbeitsbedingungen;
  • dient dazu, Vereinbarungen über Aufgaben und Ziele für die weitere Arbeit zu treffen;
  • vertieft die dienstliche Kommunikation, den Informationsfluss und Wissensaustausch und macht die Strukturen und Ziele des Kirchengemeinderats transparenter;
  • gibt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Rückmeldung zu ihrer beruflichen Tätigkeit, sodass sie Klarheit darüber gewinnen, welche Erwartungen von Seiten der Kirchengemeinde an sie gestellt werden;
  • verabredet gezielte Förderung gegenwärtiger und zukünftig benötigter Kompetenzen und zeigt realistische berufliche Perspektiven auf, die Arbeitszufriedenheit und Motivation erhöhen können.

Deshalb besteht ein Jahresgespräch grundsätzlich aus folgenden Elementen:

  • Rückblick auf das vergangene Jahr, ggf. auf die im letzten Jahr getroffenen Zielvereinbarungen;
  • Austausch über Arbeitsbedingungen;
  • gegenseitige Rückmeldung über die Wahrnehmung der Arbeit des jeweiligen Gegenübers, auch Feedback zum Leitungsverhalten des Dienstvorgesetzten;
  • Vereinbarung von Maßnahmen zur Personalentwicklung (z. B. Fortbildungen oder Supervision);
  • Erarbeitung und Vereinbarung von Zielen für den Zeitraum bis zum nächsten Gespräch.

 

Wie wird ein Jahresgespräch durchgeführt?

Das Jahresgespräch ist absolut vertraulich und hat keinerlei personalrechtliche Auswirkungen oder Konsequenzen. Informationen an Dritte dürfen nur mit gegenseitiger Vereinbarung weitergegeben werden. In Kirchengemeinden kann es sinnvoll sein, über Ergebnisse beziehungsweise Vereinbarungen aus Jahresgesprächen einzelne Mitglieder oder den gesamten Kirchengemeinderat zu informieren. Die Durchführung des Gesprächs bedarf sorgsamer Vorbereitungen. Informatives und hilfreiches Material dazu finden Sie hier.

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