Sitzungen vorbereiten, durchführen und stetig verbessern

Wohl in jeder Gemeinde gibt es eine eingespielte Verfahrensweise für die Arbeit des Kirchengemeinderats. Diese sollte allerdings zu Beginn der neuen Amtszeit noch einmal eingehend besprochen werden. So kann festgestellt werden, ob sie modifiziert werden soll. Gleichzeitig werden auf diese Weise die Neuen umfassend in die Arbeitsweise eingeführt. Nur wer mit den geschriebenen und ungeschriebenen Regelungen vertraut ist, kann gleichberechtigt und effektiv mitarbeiten – und fühlt sich wohl in der neuen Aufgabe.

Inhalte

Grundsätzliches

Wie erfolgreich eine Sitzung verläuft, hängt von ihrer Vorbereitung ab

Eine durchdachte Tagesordnung garantiert einen erfolgreichen Sitzungsverlauf

Die Einladung stellt die Tagesordnungspunkte klar

Anregungen für eine gelingende Sitzungsleitung

Grundsätzliches

Damit bisherige und neue Mitglieder die Geschäftsordnung auf Augenhöhe beschließen, sollte dies erst in der zweiten oder dritten Sitzung endgültig geschehen. Die einzelnen Regelungen können in einem Dreischritt durchgegangen und (neu) verabredet werden:

Informationen: Bisher haben wir es so gemacht.
Überlegung: Was hat sich bewährt, was nicht? Welche Veränderungen müssen vorgenommen werden, welche werden gewünscht?
Verabredungen: So wollen wir es künftig machen.

Damit Kirchengemeinderatssitzungen nicht zu lang, zu mühsam in ihren Entscheidungsfindungen, oder mit schwerfälligen Diskursen und zu viel Verwaltungsaufgaben belastet werden, bei denen die inhaltliche Gestaltung des Gemeindelebens zu kurz kommt, ist es sinnvoll, sich Folgendes zu vergegenwärtigen:

  • Die Mitglieder wünschen sich eine effektive Arbeitsweise, um in angemessener Zeit und angenehmer Atmosphäre Themen sachgerecht und ziel-, bzw. lösungsorientiert zu bearbeiten.
  • Dafür bringen sie ihre Bereitschaft zur Mitarbeit und ihre Kompetenzen ein.
  • Die Themen sollen erkennbar wichtig sein für die Gestaltung der Gemeinde und die Bearbeitung durch das ganze Gremium.

Um sich solch einer Arbeitsweise anzunähern, haben sich einige Arbeitsformen bewährt.

 

Wie erfolgreich eine Sitzung verläuft, hängt von ihrer Vorbereitung ab

Zum Gelingen der Sitzungsleitung tragen viele Aspekte bei, eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Was in der Vorbereitung geklärt ist, spart Zeit in der Durchführung. Zu klären ist, wer die Sitzungen vorbereitet. Oft sind es der Vorsitzende und die Stellvertretung, manchmal übernimmt es ein geschäftsführender Ausschuss.

Eine durchdachte Tagesordnung garantiert einen erfolgreichen Sitzungsverlauf

Die Tagesordnung ist die zentrale Arbeitsgrundlage für einen erfolgreichen Sitzungsverlauf, gibt sie doch die inhaltliche und zeitliche Struktur vor und ermöglicht die Vorbereitung aller Beteiligten. Da der Kirchengemeinderat die Gemeinde leitet, entscheidet er, welche Themen in der Sitzung auf die Tagesordnung kommen und welche auf anderem Wege bearbeitet werden. Um zu entscheiden, in welcher die Reihenfolge die Tagesordnungspunkte stehen sollen, ist folgendes Schema hilfreich. So kann man prüfen, wie wichtig und wie dringend ein Thema ist.

Feld 1: sehr dringlich & nicht wichtig:
Themen werden im Vorwege geklärt und z. B. in Form eines Berichts dem Kirchengemeinderat zugänglich gemacht.

Feld 3: sehr wichtig & sehr dringlich:
Themen müssen auf jeden Fall behandelt und entschieden werden.

Feld 2: nicht dringlich & nicht wichtig:
Themen werden nicht weiter verfolgt.

Feld 4: sehr wichtig & nicht dringlich:
Themen werden, wenn Zeit vorhanden ist, im Kirchengemeinderat angesprochen mit der Verabredung, wie sie weiter zu bearbeiten sind.

So wenig wie möglich sollte es Themen geben, die wie aus heiterem Himmel schnell entschieden werden müssen – und das vielleicht auch noch ohne rechte Handlungsalternativen. Deswegen bemüht sich der Kirchengemeinderat, proaktiv statt lediglich reaktiv zu arbeiten: Möglichst langfristig Entwicklungen erkennen, um ohne Druck zu sinnvollen Lösungen zu kommen, die hinreichend besprochen werden können. Wann geht ein Mitarbeitender in Ruhestand, welche Bauunterhaltung wird nötig werden, welche Mitarbeitenden werden gebraucht, wenn es in den Herbstferien eine Kinderbibelwoche geben soll? Die Arbeit mit Zielen dient diesem proaktiven Leiten. Grundsätzlich orientiert sich der Kirchengemeinderat an seinen Zielen, die sich aus dem Gemeindeprofil ergeben. Eine funktionierende Arbeit der Ausschüsse dient einem effektiven und zufriedenstellenden Ablauf einer Kirchengemeinderatssitzung.

Die Einladung stellt die Tagesordnungspunkte klar

In der Einladung sind die Tagesordnungspunkte so deutlich benannt, dass man sich vorbereiten kann. In den Vorlagen sind alle wichtigen Informationen aufgeführt, Probleme werden konkret benannt. Ziele werden deutlich: Geht es um Information, eine erste Erörterung eines Problems, Weiterarbeit an einem bekannten Thema, Kriterien für eine Beschlussfassung oder einen Beschluss selbst? Wenn sich Lösungsalternativen anbieten, sind sie als Beschlussvorlagen ausgearbeitet. Für jeden Tagesordnungspunkt gibt es eine Vorstellung, wie lange dessen Behandlung braucht. Es entsteht eine schematisierte Tagesordnung:

Thema

in der Reihenfolge der Behandlung

Ziel

der Behandlung

Zeit

Einführung

durch

Material

Unterlagen / Präsentation

Begrüßung

 

 

 

 

Andacht

 

 

 

 

Tagesordnung,

Beschlussfähigkeit

 

 

 

 

Protokoll

 

 

 

 

TOP 1

 

 

 

 

TOP 2

 

 

 

 

TOP 3

 

 

 

 

Verschiedenes

 

 

 

 

Vaterunser, Segen

 

 

 

 

Anregungen für eine gelingende Sitzungsleitung

  • Halten Sie das Zeitbudget ein, ggf. vereinbaren Sie, als Gesprächsleitung eingreifen zu können, wenn die Sprechzeit überzogen oder die anberaumte Zeit für einen Tagesordnungspunkt überschritten ist.
  • Führen Sie eine Rednerliste entsprechend der Reihenfolge der Wortmeldungen. Achten Sie bei den Wortbeiträgen darauf, dass sie sich auf das jeweilige Thema beziehen.
  • Erkennen und vermeiden Sie Zeitfresser, also z. B. Gewohnheiten, die sich einschleichen und zur Verlängerung der Sitzungsdauer führen: die lange Rede, die alles schon Gesagte noch einmal aufführt, die Moderation, die das Gespräch nicht auf sein Ziel hinführt oder der Punkt „Verschiedenes“. In ihm sammeln sich die kleinen Anliegen, die plötzlich zu großen Diskussionen führen. Hilfreich ist die Verabredung, dass nichts mehr entschieden werden darf. Noch hilfreicher ist: Alle zu behandelnden Punkte werden inklusive ihres Zeitbudgets am Anfang der Sitzung bei der Verabschiedung der Tagesordnung benannt und eingereiht. Punkte, die nicht benannt werden, können am Ende auch nicht mehr „nachgeschoben“ werden.
  • Das Ende der Sitzung ist verabredet und wird von Ihnen konsequent eingehalten.
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