Der Einführung von Microsoft 365 (M365) ging ein mehrjähriger Auswahl-, Prüfungs- und Beratungsprozess voraus. Verschiedene Lösungsansätze wurden geprüft, Chancen und Risiken bewertet und die Auswirkungen auf die tägliche Arbeit sorgfältig betrachtet. Auf Grundlage dieses Prozesses hat die Landessynode mit großer Mehrheit beschlossen, Microsoft 365 inklusive Teams als zentrale Plattform für die digitale Zusammenarbeit in der Nordkirche einzuführen. 

An dem Auswahl- und Prüfprozess waren Fachleute aus den Bereichen IT, Datenschutz und Organisationsentwicklung beteiligt. Darüber hinaus wirkten Ehrenamtliche aus unterschiedlichen Regionen der Nordkirche mit. Gemeinsam wurden verschiedene Lösungsansätze geprüft und bewertet. 
 

Vollständig risikofreie IT-Systeme gibt es weder bei Cloud-Lösungen noch bei lokal betriebenen Systemen.

Entscheidend ist aus Sicht der Nordkirche, Risiken zu erkennen, transparent zu bewerten und durch geeignete technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen zu minimieren. Nach sorgfältiger Prüfung wurde der Betrieb von Microsoft 365 (M365) unter den festgelegten Rahmenbedingungen als verantwortbar bewertet. 
 

Microsoft 365 dient in der Nordkirche in erster Linie der Kommunikation und Zusammenarbeit.

Dazu gehören beispielsweise E-Mails, Chats, Videokonferenzen, Kalenderfunktionen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Besonders sensible Daten werden dagegen in dafür vorgesehenen Fachverfahren verarbeitet. 
 

Ja. Die Nordkirche überprüft technische Schutzmaßnahmen und, organisatorische Vorgaben regelmäßig neu.

Datenschutzrechtliche Fragestellungen werden kontinuierlich bewertet.
 

Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Meinungen.
Die Nordkirche hat eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erstellt, um das Risiko bei der Einführung von M365 in der Nordkirche einschätzen und bewerten zu können. Zusätzlich unternimmt Microsoft (nach eigenen Angaben und auch aus Sicht von externen Fachleuten) viel, um den hohen europäischen Datenschutzanforderungen zu entsprechen. Dazu gehört auch die EU-Data-Boundary.

Vor der Einführung von Microsoft 365 (M365) wurde eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt. Dabei wurden mögliche Risiken untersucht, bewertet und dokumentiert. Auf dieser Grundlage wurden technische, organisatorische und vertragliche Schutzmaßnahmen festgelegt. Die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen werden zudem fortlaufend überprüft und bewertet. 

Grundsätzlich können andere Personen nicht auf Dateien zugreifen, die in Ihrem persönlichen Cloud-Speicher abgelegt sind.

Die Plattform unterstützt jedoch die Zusammenarbeit, indem Dokumente gezielt mit anderen Personen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

Dabei gilt: Die jeweiligen Besitzer*innen einer Datei entscheiden selbst, wer auf ihre Dokumente zugreifen darf. Standardmäßig haben nur sie Zugriff auf ihre Dateien. Erst wenn die Besitzer*innen einer Datei diese bewusst freigeben, erhalten andere Personen Lese- und/oder Bearbeitungsrechte.

Zurzeit ist nicht geplant, alle Daten von den lokalen Fileservern in die Cloud zu migrieren.

Dieses Modell kann weitere Kosten sparen, erfordert aber eine umfangreiche Vorbereitung. Nichtsdestotrotz erscheint es zielführend im Rahmen der Einführung der Zusammenarbeitsplattform zu prüfen, inwieweit dies möglich ist.

Mitgliedsdaten, Personaldaten sowie weitere besonders schutzwürdige Informationen werden nicht in M365 verarbeitet. Für diese Daten werden spezielle Fachanwendungen genutzt, die für diese Zwecke vorgesehen sind und besonderen Schutzanforderungen unterliegen. 

Nein. Daten, die dem Seelsorgegeheimnis unterliegen, werden nicht in M365 (Microsoft 365) verarbeitet oder gespeichert. Für diese Informationen gelten besondere Schutzanforderungen. Die Wahrung des Seelsorgegeheimnisses hat für die Nordkirche einen herausgehobenen Stellenwert. 

Dienstliche Daten können sowohl auf lokalen Servern als auch auf Servern von Microsoft gespeichert werden. Vertragspartner der Nordkirche ist Microsoft Irland. Vertraglich ist geregelt, dass die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland oder innerhalb der EU liegen.

Die Entscheidung darüber, welche Personen M365 nutzen dürfen, treffen die jeweiligen Kirchenkreise, Kirchengemeinden und Einrichtungen im Rahmen der Vorgaben des IT-Gesetzes und der dort geregelten Zuständigkeiten. Sie legen fest, wie viele Lizenzen beschafft werden und welche Nutzer*innen welche Lizenz erhalten. Für die Umsetzung und Betreuung vor Ort bleiben die jeweiligen kirchlichen Stellen verantwortlich.

Für die gemeinsame Plattform zur digitalen Zusammenarbeit wurden im Projekt ergänzende Empfehlungen zur Vergabe und Nutzung von Lizenzen erarbeitet. Die Entscheidung über den tatsächlichen Einsatz vor Ort liegt jedoch bei den jeweils zuständigen kirchlichen Stellen.

Die lokale Administration - Ihre Hilfe - bleibt bei den kirchlichen Stellen vor Ort!

An den Aufgaben der örtlichen IT (lokalen IT/EDV) wird sich nach jetzigem Stand eher wenig ändern. Denn schon jetzt - ohne nordkirchenweite, gemeinsame Zusammenarbeitsplattform - sind hier viele Aufgaben zu bewältigen.

Mit der Einführung von M365 sollen lediglich die neuen Aufgaben, also zum Beispiel die Administration der digitalen Zusammenarbeitsplattform, von der gemeinsamen IT übernommen werden. So soll den Vorgaben des Datenschutzes und der IT-Sicherheit nachgekommen - und die Einheitlichkeit sichergestellt werden. Zusätzlich wird durch die gemeinsame IT der "2nd- & 3rd-Level-Support" aufgebaut und geleistet.

Alle anderen Aufgaben verbleiben beider lokalen IT/EDV.

Beispiele dafür, was bleibt: Beispielsweise "1st-Level-Support", On- und Offboarding von Personen und vieles mehr.
 

Das Projekt zusammen.nordkirche.digital befasst sich ausschließlich mit der Einführung der digitalen Zusammenarbeitsplattform für die gesamte Nordkirche. Im Zusammenhang mit M365 geht es dabei um die gemeinsame Wahrnehmung von Aufgaben in einer gemeinsamen Anwendung. Für die User*innen soll ein reibungsloser Verlauf und ein guter Support sichergestellt werden.

Es geht in dem Projekt nicht um eine "zentrale IT".
Lokale IT-Strukturen werden nicht abgelöst.

Unsere Vision ist eine gemeinsame Plattform für die digitale Zusammenarbeit auf Basis von M365. Für den technischen Betrieb sowie den 2nd- und 3rd-Level-Support ist auf Ebene der Nordkirche eine zentrale Betriebs- und Supportstruktur eingerichtet. Diese wird durch spezialisierte Dienstleistungspartner ergänzt, um den zuverlässigen Betrieb, die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform und die Unterstützung bei komplexen Fragestellungen sicherzustellen.

Schon jetzt ist besprochen und klar:
Der "1st-Level-Support" sowie alle anderen (bisherigen) Aufgaben der lokalen IT/EDV der Kirchenkreise bleiben lokal.

Haupt- und Ehrenamtliche auf allen Ebenen unserer so großen Landeskirche rücken buchstäblich enger zusammen.

Durch einheitliche E-Mail-Adressen mit @nordkirche.de, die jede*r User*in (zusätzlich) nutzen kann, sind alle Personen direkt erreichbar und können sicher kommunizieren.

Dokumente können an einer Stelle (sicher) abgelegt - und vor allem - gemeinsam bearbeitet werden.

Videokonferenzen können geplant oder spontan stattfinden.

Verwaltungsprozesse werden schneller und direkter ablaufen.

Störungen in der gemeinsamen digitalen Zusammenarbeit werden verringert.

Mit all diesen Vorteilen (und vielen weiteren) können alle gemeinsam "Kirche für die Zukunft" sein und werden. Daher wurde im Projekt zusammen.nordkirche.digital M365 als Lösung gefunden. Diese Software als Zusammenarbeitsplattform für die Nordkirche bringt sehr viele Vorteile.

Es ist nicht geplant oder gewollt, dass Kirchenkreise ihre „funktionierenden Systeme“ abschalten müssen.

Das Projekt zusammen.nordkirche.digital hat den Fokus auf eine gemeinsame Plattform für digitale Zusammenarbeit gelegt. Nicht mehr, aber auch nicht weniger! Einige Kirchenkreise und ihre Gemeinden nutzen bereits gute Systeme, die sinnvoll ergänzt werden können. M365 bietet hierfür viele Chancen. Dabei ist ausdrücklich vorgesehen, dass ausgewählte bestehende Lösungen und Funktionen in den M365-Bereich übernommen oder dorthin migriert werden können, sofern dies fachlich und organisatorisch sinnvoll ist. Gleichzeitig bleibt vor Ort die Möglichkeit bestehen, bewährte lokale Lösungen und Prozesse weiterhin zu nutzen. Denn eines gibt es derzeit noch nicht: Ein gemeinsames System, welches uns alle in der Nordkirche eint.

Vielmehr gibt es sehr viele Inseln. Unser Projekt möchte Brücken bauen und dort helfen und unterstützen, wo es gut passt und gewünscht ist. M365 separiert in einzelnen Kirchenkreisen wird wieder gute Lösungen bieten, jedoch wieder als Insel.

Alle die, die bereits gute Systeme haben, müssen nicht sofort an Bord kommen. Ein längerer Zeitraum für die Umstellung wurde ebenso eingeplant wie der schnelle Einstieg für die, die die Chancen sofort ergreifen mögen.

Kommen Sie mit der Projektleitung ins Gespräch - wir beraten Sie auch für den individuellen Einstieg gerne!

Die Einführung einer verbindlichen Plattform zur digitalen Zusammenarbeit ist derzeit schrittweise in einem mehrjährigen Zeitraum geplant.

In der Umsetzungsplanung wurden die Wünsche der Einrichtungen und Kirchenkreise berücksichtigt.

Die Umsetzung erfolgt in Absprache mit den kirchlichen Stellen, so dass Ungleichzeitigkeiten bei der Einführung der gemeinsamen Zusammenarbeitsplattform mit anderen Projekten vermieden werden sollen.

Der tatsächliche Bedarf wird von den Kirchenkreisen bestimmt und entsprechend der Anlage 3 IT-Gesetz durch die kirchlichen Stellen finanziert.

Die IT-Verantwortlichen bestellen die Zahl der benötigten Lizenzen bei der Fachstelle M365.

Die Abrechnung erfolgt entsprechend der bestellten Lizenzen im und mit dem jeweiligen Kirchenkreis.

Für neue Zugänge sind die kirchlichen Stellen jeweils selbst verantwortlich.

Die Kirchenkreise entscheiden, wer einen Zugang erhält - und richten alles technisch Nötige dann ein.

Dafür steht der "1st-Level-Support" in den jeweiligen kirchlichen Stellen zur Verfügung.

Sollte der "1st-Level-Support" Probleme nicht lösen können, steht diesem der "2nd- & 3rd-Level-Support" zur Verfügung.

Es ist nicht geplant, dass die Fachstelle M365 Hardware beschafft. Weder für ehrenamtlich noch für hauptamtlich Mitarbeitende.

Da M365 unabhängig vom jeweilig genutzten Betriebssystem verwendet werden kann, ist die vorhandene Hardware meistens ausreichend. Die Anwendungen können zum Beispiel direkt im Browser genutzt werden.

BYOD bedeutet "Bring your own device" - Mehr dazu: Wikipedia

Ja!
Das Projekt zusammen.nordkirche.digital will genau dies ermöglichen.

Alle Konzept- und Ergebnispapiere sowie die Veröffentlichungen der Projektleitungen finden Sie hier: https://www.nordkirche.de/zusammennordkirchedigital

Die Einführung der verbindlichen Plattform zur digitalen Zusammenarbeit bezieht sich ausschließlich auf den (zusätzlichen) Einsatz von M365 sowie die im IT-Gesetz normierten gemeinsam zu nutzenden Lösungen.

Software, die darüber hinaus, davon abweichende Funktionalitäten für die Kirchenkreise bietet, kann weiterhin eingesetzt werden. Sollte jedoch mit der Arbeitsstelle für Verwaltungsdigitalisierung abgestimmt werden.

Es ist derzeit nicht geplant, gemeinsam Hardware zu beschaffen. Weder für ehrenamtlich noch beruflich tätige Mitarbeitende.

Da M365 unabhängig vom jeweilig genutzten Betriebssystem verwendet werden kann, ist die vorhandene Hardware meistens ausreichend, da die Anwendungen auch im Browser genutzt werden können.

Synergien sollen weiter genutzt werden, um Zusammenarbeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit in der Norkirche zu stärken.

Ein Backup-Konzept für die gemeinsam Plattform ist entwickelt und umgesetzt worden. Dadurch können z. B. versehentlich gelöschte Dateien wieder hergestellt werden.

Die gemeinsame Plattform ist betriebssystemübergreifend ausgelegt und kann auch mit Linux oder einem Mac genutzt werden.
Für den Zugriff ist zum Beispiel ein Standard-Browser ausreichend.

Die neu eingerichteten Stellen für die Administrator*innen und den gemeinsamen "2nd- & 3rd-Level-Support" werden über den Mandant 14 gemeinsam finanziert.

Gemeinsam mit dem Kommunikationswerk der Nordkirche gibt es zusätzlich eine verantwortliche Person für den Aufbau und die Pflege eines gemeinsamen Intranets.

Weitere Kosten, unter anderem für M365-Lizenzen, ein Backup und den "1st-Level-Support" sowie die notwendige Unterstützung der ehrenamtlich oder beruflich tätigen Personen für den digitalen Kulturwandel werden von den kirchlichen Stellen getragen.

Hier finden Sie den aktuellen Stand zum IT-Gesetz der Nordkirche.